Cách viết CV thân thiện với ATS

ATS thực sự làm gì

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là phần mềm doanh nghiệp dùng để thu thập, lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ ứng tuyển. Đây không phải một hộp đen tự động loại bỏ phần lớn CV ngay khi nhận - nhà tuyển dụng vẫn là người tìm kiếm và lọc hồ sơ trong hệ thống đó. Bạn có thể thấy các con số phần trăm cụ thể được nhắc tới trên mạng; không có cách nào kiểm chứng những con số đó, nên hướng dẫn này không nhắc đến chúng và chỉ tập trung vào những gì thực sự được ghi nhận về cách các hệ thống này đọc một tài liệu.

Sau khi bạn nộp CV, hệ thống thường trích xuất thông tin vào một bản ghi có cấu trúc - tên, thông tin liên hệ, tên nhà tuyển dụng cũ, thời gian làm việc và kỹ năng - mà nhà tuyển dụng sau đó tìm kiếm hoặc lọc theo từ khóa. Điều quan trọng là được đọc đúng, không phải vượt qua một điểm số ẩn nào đó.

Điều thực sự khiến việc đọc dữ liệu sai

Bố cục nhiều cột là rủi ro lớn nhất: hầu hết công cụ đọc dữ liệu đọc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, nên một CV hai cột với kinh nghiệm ở bên trái và kỹ năng ở bên phải có thể bị trộn lẫn thành nội dung vô nghĩa sau khi trích xuất. Bảng biểu và hộp văn bản thường bị bỏ qua hoàn toàn thay vì đọc sai.

Văn bản đặt trong hình ảnh - tên được thiết kế như một logo, hoặc kỹ năng thể hiện bằng biểu tượng thay vì chữ - hoàn toàn vô hình với công cụ đọc dữ liệu, vì không có văn bản nào để trích xuất. Một số hệ thống cũng bỏ qua nội dung ở đầu trang và chân trang, nên đừng bao giờ chỉ đặt số điện thoại ở phần đầu trang lặp lại. Ngược lại, kiểu chữ và phong cách hình ảnh gần như không ảnh hưởng đến việc đọc dữ liệu - rủi ro nằm ở cấu trúc bố cục, không phải ở hình thức.

Định dạng tệp: PDF là lựa chọn an toàn

PDF là lựa chọn mặc định hợp lý cho hầu hết hệ thống hiện đại, và cũng là định dạng người phụ trách tuyển dụng thực sự mở ra xem - nó giữ nguyên định dạng để trông giống nhau ở mọi nơi. Chỉ lưu dưới dạng Word khi tin tuyển dụng yêu cầu rõ hoặc hệ thống nộp hồ sơ từ chối tệp PDF. Tránh các định dạng ít phổ biến như .pages hay .odt, và không bao giờ nộp ảnh chụp một bản CV đã in.

Một cách kiểm tra nhanh xem PDF có đọc được không: thử bôi đen và sao chép văn bản trong đó. Nếu không chọn được chữ, đó là hình ảnh, và công cụ đọc dữ liệu cũng không đọc được - hãy xuất trực tiếp từ phần mềm soạn thảo thay vì scan lại bản in.

Từ khóa: khớp một cách trung thực, không nhồi nhét

Lấy trực tiếp ngôn ngữ từ tin tuyển dụng ở những chỗ thực sự đúng với bạn. Nếu tin tuyển dụng yêu cầu "quản lý dự án" và đó đúng là việc bạn đã làm, hãy viết đúng cụm từ đó thay vì chỉ diễn giải lại - điều này giúp cả người đọc lướt nhanh lẫn công cụ tìm kiếm theo từ khóa. Không thêm một công cụ hay kỹ năng chỉ vì nó xuất hiện trong tin tuyển dụng nếu bạn chưa từng thực sự sử dụng.

Lặp lại từ khóa chính một cách tự nhiên đúng chỗ - một lần trong phần giới thiệu bản thân, một lần trong gạch đầu dòng liên quan - thay vì dán một danh sách từ khóa riêng biệt. Một khối từ khóa ẩn hoặc đặt sai chỗ vẫn có thể bị công cụ trích xuất, và trông như một cách gian lận với người đọc là con người khi họ nhìn thấy cùng đoạn văn bản đó.

Tiêu đề và cấu trúc: theo quy ước tốt hơn sáng tạo

Dùng các tiêu đề phần mà công cụ đọc dữ liệu đã quen nhận diện: "Kinh nghiệm làm việc

Học vấn" và "Kỹ năng" - một tiêu đề rõ ràng, theo quy ước chuẩn giúp nội dung bên dưới không bị xếp nhầm nhóm hoặc bị bỏ sót hoàn toàn.

Bố cục một cột, thứ tự thời gian gần nhất trước, và trình tự đọc từ trên xuống rõ ràng phục vụ tốt cho cả hai kiểu người đọc cùng lúc: những đặc điểm giúp một CV dễ đọc lướt với người bận rộn cũng chính là những gì giúp công cụ đọc dữ liệu đọc đúng.

Câu hỏi thường gặp

Có cần phần mềm viết CV chuyên cho ATS không?

Không cần. Một tài liệu bố cục một cột, gọn gàng, từ bất kỳ phần mềm soạn thảo thông thường nào, hoặc một công cụ tạo CV trên trình duyệt như ứng dụng này, là đủ. Rủi ro đọc sai đến từ cách trình bày bố cục, không phải từ công cụ dùng để tạo ra tài liệu.

CV hai cột có luôn bị ATS đọc sai không?

Không phải lúc nào cũng vậy - một số hệ thống hiện đại xử lý bố cục hai cột khá tốt. Tuy nhiên không có cách nào biết trước nhà tuyển dụng cụ thể đang dùng hệ thống nào, nên bố cục một cột loại bỏ hoàn toàn rủi ro này cho những phần quan trọng nhất: thông tin liên hệ và quá trình làm việc.

Có nên sao chép nguyên văn từ tin tuyển dụng không?

Khớp cách diễn đạt ở những chỗ thực sự đúng với bạn, nhưng đừng bao giờ nhận có kỹ năng hay công cụ mà bạn chưa từng thực sự sử dụng. Khoảng cách đó rất dễ bị người phỏng vấn phát hiện sau này, dù cách diễn đạt có qua được công cụ đọc dữ liệu hay không.

Kiểu chữ có ảnh hưởng đến việc ATS đọc CV không?

Các kiểu chữ phổ biến - loại đã được dùng trong các mẫu CV ở đây - đọc được không gặp vấn đề gì. Rủi ro thực sự nằm ở kiểu chữ trang trí cầu kỳ hoặc chữ viết tay, đôi khi có thể bị đọc nhầm thành ký tự khác, chứ không phải bản thân việc chọn phông chữ trong phạm vi thông thường.