Khi một bản CV đã phình to sau nhiều năm chỉnh sửa, nội dung nên bị loại bỏ đầu tiên là bất cứ điều gì mô tả chính tài liệu đó chứ không phải ứng viên: các câu mục tiêu nghề nghiệp còn sót lại, "có thể cung cấp người tham chiếu khi được yêu cầu", và bất kỳ dòng nào chỉ lặp lại chức danh công việc mà không thêm thông tin gì. Sau đó, các chi tiết kỹ thuật lỗi thời và nội dung trùng lặp là những thứ tiếp theo đáng để cắt bỏ, và chỉ khi những phần đó đã hết mới đáng để hỏi liệu một công việc cũ có còn cần đầy đủ chi tiết hay không. Bài viết này nói về thứ tự để xử lý, không phải tài liệu hoàn chỉnh nên dài bao nhiêu, điều mà độ dài CV nên là bao nhiêu đã nói riêng.
Bỏ bất cứ điều gì mô tả bản CV thay vì mô tả ứng viên
Một lượng đáng ngạc nhiên của độ dài trong một CV quá phình to đến từ những dòng mà thực ra chưa bao giờ thực sự nói về công việc của ứng viên ngay từ đầu. Một câu mục tiêu nghề nghiệp ở đầu trang ("Tìm kiếm một vị trí đầy thử thách để phát triển kỹ năng") mô tả điều ứng viên muốn thay vì điều họ đã làm, và người đọc đã biết ứng viên muốn công việc đó, vì đó là lý do CV tồn tại. "Có thể cung cấp người tham chiếu khi được yêu cầu" là một câu sót lại phổ biến khác: không nhà tuyển dụng nào mong đợi danh sách người tham chiếu xuất hiện ngay trên tài liệu, nên dòng này chiếm cả một hàng để nói điều đã được mặc định sẵn. Những dòng này thường tồn tại nhiều năm đơn giản vì không ai từng xem lại phần đầu tài liệu một khi phần còn lại đã được cập nhật nhiều lần, và việc loại bỏ chúng gần như miễn phí: không có nội dung nào khác trên CV phụ thuộc vào chúng, và không có gì bị mất khi bỏ chúng đi.
Bỏ các chi tiết kỹ thuật hoặc quy trình lỗi thời không còn nói lên sự liên quan
Lớp tiếp theo đáng cắt là những chi tiết từng chính xác nhưng không còn cho người đọc biết điều gì hữu ích về sự liên quan hiện tại: một danh sách dài công cụ hoặc phiên bản phần mềm mà lĩnh vực đã bỏ lại phía sau, một chứng chỉ hết hạn nhiều năm mà không có ghi chú gia hạn, hoặc một đoạn dài mô tả một quy trình đã bị thay thế ở mọi nơi từng sử dụng nó. Loại nội dung này khó phát hiện hơn câu mục tiêu nghề nghiệp sót lại, vì nó thực sự đúng và thực sự liên quan khi được viết ra, và nó chỉ dần trở nên vô ích khi phần còn lại của lĩnh vực đã tiến xa hơn xung quanh nó. Một phép thử nhanh khá hiệu quả: nếu một chi tiết cần thêm một câu giải thích để nói rõ vì sao nó vẫn quan trọng, thì nó thường là ứng cử viên để loại bỏ hơn là ứng cử viên cho câu giải thích thêm đó.
Bỏ nội dung trùng lặp đã xuất hiện một lần
Một CV được chỉnh sửa nhiều lần, đôi khi bằng cách dán một công việc mới lên trên cấu trúc cũ, thường kết thúc bằng việc nói cùng một điều hai lần ở những chỗ khác nhau: một kỹ năng được liệt kê trong phần kỹ năng riêng rồi lại được nhắc lại trong hai mục công việc riêng biệt, hoặc một bản tóm tắt ở đầu trang lặp lại, gần như từng chữ, một gạch đầu dòng xa hơn phía dưới trang. Khi một sự thật đã được nêu rõ một lần, ở phần mà người đọc mong đợi tìm thấy nó, việc lặp lại nó ở nơi khác chỉ thêm độ dài mà không thêm thông tin, và một người đọc đã đọc nó một lần sẽ không nhận được gì khi đọc lại nó bằng những từ hơi khác ở phía dưới. Việc gộp một sự thật lặp lại vào một chỗ mạnh nhất mà nó thuộc về, và loại bỏ mọi lần nhắc lại yếu hơn của nó, thường thu hồi được không gian đáng kể mà không mất đi điều gì người đọc cần.
Ví dụ minh họa: một mục được cắt gọn
Trước, trong một mục quá phình to cho một công việc cũ: "Chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau trong đội hỗ trợ khách hàng, bao gồm xử lý thắc mắc khách hàng, khiếu nại leo thang, và các công việc hành chính chung khi cần, sử dụng một số công cụ và hệ thống nội bộ khác nhau đang có tại thời điểm đó, một số trong đó sau này đã được thay thế bởi các nền tảng mới hơn." Sau, được cắt gọn xuống những gì vẫn còn mang thông tin hữu ích: "Xử lý các khiếu nại leo thang cho đội hỗ trợ, sử dụng các công cụ ticket nội bộ đang có tại thời điểm đó." Phiên bản đã cắt gọn giữ lại phần vẫn nói lên điều gì đó về công việc và bỏ đi những chi tiết không còn ý nghĩa gì nếu không có thêm giải thích, cùng với cụm từ mơ hồ "nhiều nhiệm vụ khác nhau" vốn không mô tả điều gì cụ thể ngay từ đầu.
Điều nên để yên kể cả khi CV vẫn còn quá dài
Một khi các dòng mô tả tài liệu, chi tiết lỗi thời và nội dung trùng lặp đã được loại bỏ, một CV vẫn còn quá dài đã hết những phần dễ cắt và cần một phán đoán khó hơn về việc công việc hoặc dự án nào xứng đáng ít không gian hơn thay vì không có gì cả, đây là một câu hỏi khác về độ dài mục tiêu chứ không phải về việc nên bỏ gì trước. Đáng để cưỡng lại việc nén mọi gạch đầu dòng còn lại xuống thành một mảnh trần trụi chỉ để tiết kiệm một dòng, vì một gạch đầu dòng không còn đọc như một ý trọn vẹn sẽ mất nhiều hơn là được; cách viết một bản CV trình bày cách giữ cho một gạch đầu dòng đã được cắt gọn vẫn đọc rõ ràng khi phần đệm xung quanh nó đã biến mất.
Xây dựng phiên bản đã cắt gọn
Tải lên tài liệu hiện có tại trình tạo CV và làm việc từng phần theo thứ tự trên: các dòng mô tả tài liệu trước, sau đó là chi tiết kỹ thuật lỗi thời, rồi đến nội dung trùng lặp, trước khi quyết định liệu bất kỳ công việc riêng lẻ nào có còn cần một lần cắt gọn khó hơn hay không.