Một thư xin việc thực sự thay đổi cơ hội của bạn khi tin tuyển dụng yêu cầu rõ ràng, khi đơn ứng tuyển không cho bạn chỗ nào khác để giải thích điều mà CV một mình không thể, như chuyển ngành hay một khoảng trống, hoặc khi vị trí và công ty thực sự đáng để cho thấy bạn đã làm nhiều hơn là gửi cùng một tài liệu khắp nơi; nó chủ yếu chỉ là công sức thừa với ít lợi ích khi không trường hợp nào trong số đó áp dụng và tin tuyển dụng chấp nhận CV riêng lẻ, vì một thư chung chung thêm vào theo thói quen hiếm khi nói với người đọc điều gì mà CV chưa nói.
Trường hợp rõ ràng nhất: tin tuyển dụng yêu cầu một thư
Nếu tin tuyển dụng yêu cầu rõ ràng một thư xin việc, yêu cầu đó tự nó giải quyết câu hỏi, bất kể thư có khả năng được đọc kỹ đến đâu. Bỏ qua một thư xin việc được yêu cầu, ít nhất, đọc lên như không tuân theo chính hướng dẫn của đơn ứng tuyển, và một người đọc nhận ra điều đó trước khi chạm đến nội dung thực sự của đơn bắt đầu từ vị trí tệ hơn người chỉ đơn giản thấy một hồ sơ nộp hoàn chỉnh. Điều này đúng ngay cả với một tin tuyển dụng mà thư xin việc dường như là một thủ tục hình thức mà ít ứng viên buồn đọc kỹ; bản thân yêu cầu là tín hiệu, không phải một phán đoán về việc ai đó sẽ đọc kỹ đến đâu những gì được viết để đáp lại nó.
Khi thư xin việc lấp đầy khoảng trống mà CV không thể
Một CV được xây dựng để trình bày sự thật, ngày tháng, vai trò, học vấn, kỹ năng, theo định dạng có cấu trúc, dễ quét, và cấu trúc đó chính là điều khiến nó trở thành nơi kém để giải thích thứ cần bối cảnh thay vì một dòng mục. Việc chuyển ngành, một khoảng trống trong công việc, quay lại sau thời gian nghỉ, hoặc một con đường thực sự bất thường đến vị trí mục tiêu đều là những tình huống mà một đoạn giải thích ngắn làm việc hiệu quả hơn nhiều so với cố nhét cùng lời giải thích đó vào một gạch đầu dòng CV nơi nó không tự nhiên thuộc về. Trong những tình huống này, thư xin việc không phải là lịch sự tùy chọn, nó là phần duy nhất của đơn ứng tuyển được xây dựng để mang loại giải thích đó, và bỏ qua nó để lại cho người đọc phải đoán một câu hỏi mà thư có thể đã trả lời trực tiếp.
Khi thư xin việc khó lòng thay đổi kết quả
Ở đầu kia, thư xin việc thường chỉ là công sức thừa hơn là một yếu tố có ý nghĩa khi tin tuyển dụng không yêu cầu, CV một mình kể một câu chuyện hoàn chỉnh và không có gì đặc biệt, không có chuyển ngành hay khoảng trống nào cần giải thích, và bản thân quy trình ứng tuyển gợi ý khối lượng cao, một mẫu đơn trực tuyến đơn giản không có ô văn bản tự do cho thư, chẳng hạn. Trong tình huống này, một thư xin việc chung chung, chỉ lặp lại nội dung của CV dưới dạng đoạn văn mà không thêm gì mới, khó có khả năng thay đổi cách đơn được đọc, và thời gian dành để viết một thư có thể có ích hơn cho đơn ứng tuyển nếu dùng để đảm bảo bản thân CV được điều chỉnh phù hợp với tin tuyển dụng cụ thể. Điều này không giống với việc nói thư xin việc không bao giờ có thể giúp trong tình huống này, chỉ là giá trị kỳ vọng của nó thấp hơn, và hợp lý khi coi nó là tùy chọn thay vì bắt buộc khi không tín hiệu mạnh nào ở trên hiện diện.
Một quy tắc nhanh
Viết thư xin việc khi bất kỳ điều nào sau đây đúng: tin tuyển dụng yêu cầu rõ ràng, quy trình ứng tuyển cho phép không gian cho một thư và vị trí thực sự cạnh tranh hoặc phù hợp mạnh đáng giải thích, hoặc có điều gì đó về con đường của ứng viên, một sự thay đổi lĩnh vực, một khoảng trống, một con đường bất thường đến vị trí, mà CV một mình không thể giải thích rõ ràng. Coi nó là tùy chọn, và khá an toàn để bỏ qua, khi không điều nào trong số đó áp dụng và CV một mình đã kể một câu chuyện hoàn chỉnh, dễ theo dõi cho vị trí đang ứng tuyển.
Ví dụ minh hoạ: hai tình huống, và câu trả lời khác nhau thế nào
Tình huống một: một tin tuyển dụng cho vị trí mà ứng viên có kinh nghiệm trực tiếp, gần đây mời rõ ràng một thư xin việc tùy chọn qua mẫu đơn trực tuyến đơn giản, và CV của ứng viên đã kể một câu chuyện thẳng thắn không có khoảng trống hay bước ngoặt bất thường nào cần giải thích. Bỏ qua thư ở đây là một lựa chọn hợp lý, vì không có gì trong tình huống cần giải thích và thư có khả năng chỉ lặp lại những gì CV đã cho thấy.
Tình huống hai: một tin tuyển dụng cho vị trí trong lĩnh vực mới đối với ứng viên, người đang chuyển hướng sau nhiều năm làm loại công việc khác, yêu cầu rõ ràng một thư xin việc kèm CV. Ở đây, thư đang làm việc thực sự: nó là nơi duy nhất trong đơn ứng tuyển được xây dựng để giải thích tại sao sự thay đổi hợp lý và điều gì được mang theo từ lĩnh vực trước, điều mà định dạng gạch đầu dòng của CV không được xây dựng để nêu rõ một mình.
Viết một thư, khi đã đáng viết
Khi quyết định là viết thư xin việc, hướng dẫn thư xin việc đề cập cách cấu trúc một thư và cách mở đầu mà không lãng phí dòng đầu tiên. CVBuilderKit có thể soạn một thư xin việc phù hợp trực tiếp từ CV đã được xây dựng bằng mẫu Orbit, lấy từ cùng nội dung bên dưới thay vì bắt đầu từ trang trống, lên đến một số lượng thư nhất định mỗi CV; bắt đầu xây dựng chính CV trước nếu điều đó chưa được thực hiện, vì thư lấy dữ liệu từ nó một khi nó tồn tại.