Bố cục của một mẫu CV ảnh hưởng đến việc phân tích dữ liệu bất cứ khi nào nó đòi hỏi người đọc, dù là con người hay hệ thống tự động, phải suy luận ý nghĩa từ thứ gì đó khác ngoài văn bản tuần tự, đơn giản: một biểu tượng thay cho nhãn chữ, một mức đánh giá thể hiện bằng các chấm tô đầy thay vì một từ, một ô trong bảng, hoặc chữ đặt bên trong một hình trang trí. Không lựa chọn nào trong số này chắc chắn sẽ gây lỗi trên một hệ thống cụ thể, và cũng không lựa chọn nào chắc chắn hoạt động tốt, vì các hệ thống theo dõi ứng viên khác nhau phân tích trang theo cách khác nhau và không có một chuẩn chung nào mà tất cả đều tuân theo. Điều có thể nói với sự tự tin cao hơn là yếu tố bố cục nào tạo ra rủi ro và vì sao, tách biệt khỏi thứ tự cột, vốn là một chủ đề riêng, lớn hơn.
Thông tin liên hệ nằm trong tiêu đề hoặc chân trang
Một số mẫu đặt số điện thoại, email hoặc địa điểm bên trong tiêu đề hoặc chân trang lặp lại trên mỗi trang thay vì trong phần nội dung chính của trang đầu tiên. Nhiều công cụ phân tích trích xuất văn bản từ luồng nội dung chính của trang và có thể coi tiêu đề hoặc chân trang như "đồ nội thất" của trang thay vì nội dung tài liệu, giống như cách xử lý số trang hay tiêu đề lặp lại, nghĩa là những trường thông tin đó đôi khi không hề xuất hiện trong bản trích xuất. Giữ thông tin liên hệ trong phần nội dung thông thường, gần đầu trang, là lựa chọn thận trọng hơn chính vì nó không phụ thuộc vào việc công cụ phân tích nhận diện đúng chữ trong tiêu đề hoặc chân trang là dữ liệu đáng giữ lại.
Biểu tượng thay cho nhãn chữ
Một biểu tượng điện thoại cạnh số điện thoại, biểu tượng phong bì cạnh email, hay ghim định vị cạnh tên thành phố, đọc ngay lập tức với mắt người, nhưng bản thân biểu tượng không mang theo chữ nào để hệ thống trích xuất, trừ khi mẫu cũng kèm theo một nhãn chữ ẩn bên cạnh. Khi một biểu tượng xuất hiện mà không có chữ đi kèm, trường thông tin bên cạnh nó là thứ duy nhất công cụ phân tích thực sự nhìn thấy, và một trường không có nhãn nào cả dễ bị phân loại sai hơn một trường được ghi rõ ràng "Điện thoại" hay "Email". Đây là trường hợp mà một lựa chọn bố cục làm đẹp hơn cho mắt người lại âm thầm gây bất lợi cho cách máy đọc cùng nội dung đó.
Thanh kỹ năng và biểu đồ đánh giá
Một phần kỹ năng thể hiện bằng các thanh tô đầy, chấm hoặc sao cạnh mỗi kỹ năng truyền tải nhanh mức độ thành thạo tương đối cho người đọc, nhưng hình vẽ đó không mang theo con số hay từ nào mà công cụ phân tích có thể đọc được. Tên kỹ năng thường vẫn được trích xuất tốt dưới dạng chữ, nhưng tín hiệu về mức độ thành thạo mà các thanh đồ hoạ muốn truyền tải nhìn chung bị mất hoàn toàn, vì không có gì dạng chữ đứng sau hình vẽ để khôi phục lại. Một từ đơn giản như "Nâng cao" hay "Quen thuộc" cạnh tên kỹ năng giữ lại đúng tín hiệu đó ở dạng mà công cụ phân tích thực sự đọc được, song song với dạng người đọc nhìn thấy.
Bảng biểu
Một bảng trông có tổ chức với mắt người, nhưng nội dung của nó được cấu trúc thành lưới ô thay vì chuỗi đoạn văn liên tục, và một số công cụ phân tích đọc các ô trong bảng không đúng thứ tự dự định, hoặc bỏ qua toàn bộ nội dung bảng, vì lưới ô không ánh xạ gọn gàng vào thứ tự đọc đơn giản mà hầu hết công cụ phân tích kỳ vọng. Một CV được xây dựng với dữ liệu dạng bảng thực sự, như bảng trình độ ngôn ngữ nhiều cột, dễ gặp rủi ro này hơn một CV dùng đoạn văn và danh sách thông thường cho cùng loại thông tin.
Chữ đặt trong hình
Một dòng tóm tắt hay tên kỹ năng đặt trong huy hiệu màu, hình viên thuốc bo tròn hay banner đồ hoạ có thể được xuất ra như một hình ảnh trong một số quy trình xuất tệp, hoặc như chữ bị bọc quá nặng trong mã đánh dấu trang trí đến mức công cụ phân tích đọc nó sai thứ tự so với phần còn lại của trang. Chữ thường nằm trực tiếp trong luồng tài liệu, được định dạng bằng độ đậm và màu sắc thông thường thay vì gắn trong khung đồ hoạ, tránh hoàn toàn rủi ro này, dù phải đánh đổi phần nào về sự nổi bật thị giác.
Bản PDF của chính CVBuilderKit giữ lại chữ thật như thế nào
Bản tải PDF của CVBuilderKit kết xuất đúng trang bạn thấy trong trình tạo và in nó qua chính công cụ dàn trang của trình duyệt, giúp kết quả vẫn là chữ thật, có thể chọn được, chứ không phải ảnh raster của trang. Điều đó giải quyết một rủi ro cụ thể, một tệp PDF thực chất chỉ là hình ảnh của CV không hề có lớp chữ bên dưới, điều mà một số công cụ xuất tệp khác tạo ra. Tuy nhiên, tự bản thân điều đó không giải quyết các lựa chọn bố cục đã nêu ở trên: một biểu tượng không có nhãn chữ, một mức đánh giá chỉ thể hiện bằng hình vẽ, hay một bảng, vẫn mang cùng rủi ro phân tích bên trong một PDF dạng văn bản như trong bất kỳ định dạng nào khác, vì rủi ro đến từ cách nội dung được cấu trúc, không phải từ việc tệp có chứa chữ thật hay không.
Ví dụ minh hoạ: bố cục đơn giản so với bố cục trang trí
So sánh minh hoạ. Một CV liệt kê năm kỹ năng bằng đồ hoạ thanh tô đầy cạnh mỗi tên, thông tin liên hệ đặt trong tiêu đề trang, và một huy hiệu "5 năm kinh nghiệm" thể hiện dưới dạng hình bo tròn gần đầu trang. Một phiên bản khác của cùng nội dung liệt kê mỗi kỹ năng bằng một từ đơn giản cho mức độ, chuyển thông tin liên hệ vào phần nội dung thông thường gần đầu trang, và ghi "5 năm kinh nghiệm" bằng chữ thường trong dòng tóm tắt thay vì huy hiệu. Cả hai phiên bản đều trông hợp lý với mắt người. Phiên bản thứ hai là lựa chọn an toàn hơn cho công cụ phân tích, vì mọi trường thông tin mà người đọc muốn trích xuất đều tồn tại đâu đó dưới dạng chữ tuần tự, đơn giản, thay vì phụ thuộc vào hình vẽ hay một thành phần trang mà một số hệ thống coi là không phải nội dung.
Việc phân tích khác nhau tuỳ hệ thống, và không bố cục nào được đảm bảo
Không điều gì ở trên là một sự đảm bảo. Các hệ thống theo dõi ứng viên khác nhau rất nhiều trong cách xử lý biểu tượng, bảng và hình vẽ, và một lựa chọn bố cục gây vấn đề trên hệ thống này có thể được phân tích sạch sẽ trên hệ thống khác. Điểm chung của các lựa chọn nêu trên là tất cả đều buộc công cụ phân tích phải làm nhiều công việc suy luận hơn so với việc đọc chữ thuần tuý theo thứ tự, và giảm bớt khối lượng suy luận đó là đòn bẩy duy nhất có sẵn, vì không có cách nào để kiểm tra một CV trên mọi hệ thống đang được sử dụng trước khi nộp nó ở bất cứ đâu.
Xây dựng CV của bạn
Cách viết một resume thân thiện với ATS trình bày tập hợp rộng hơn các lựa chọn định dạng ảnh hưởng đến việc phân tích, và thứ tự đọc và vì sao nó quan trọng với hệ thống theo dõi ứng viên trình bày rủi ro liên quan đến cột mà bài viết này cố tình bỏ qua. Hãy so sánh một lựa chọn đơn giản và một lựa chọn trang trí hơn trong toàn bộ các mẫu, và xây dựng CV của riêng bạn tại trình tạo CV với chữ thường thay thế cho bất cứ điều gì mà một hình vẽ đáng lẽ phải tự mang theo.