Een cv blijft actueel tussen sollicitatierondes wanneer het bijwerken ervan een korte, regelmatige gewoonte wordt in plaats van een project dat je pas begint wanneer een nieuwe kans je daartoe dwingt. De gewoonte is klein: een lopend notitie van wat er in je functie verandert, toegevoegd in dezelfde week dat het gebeurt in plaats van maanden later uit het geheugen gereconstrueerd, en om de paar maanden verwerkt in het cv zelf, zodat het document nooit ver van de waarheid afdrijft. Niets hiervan vereist elke keer een complete herschrijving; het vereist dat je een verandering opmerkt terwijl die nog vers is, en die ergens opschrijft voordat hij wordt vergeten.
Waarom een cv verouderd raakt tussen sollicitatierondes
De meeste mensen openen hun cv pas weer als ze het echt nodig hebben, en tegen die tijd hebben zich maanden of jaren aan kleine, geleidelijke veranderingen opgestapeld zonder dat ze zijn vastgelegd: een afgerond project, een nieuw ingevoerde tool, een verantwoordelijkheid die is overgenomen zonder dat iemand dat formeel heeft aangekondigd. Niets daarvan verschijnt automatisch, want een cv weerspiegelt alleen wat er op dat moment is opgeschreven. Het resultaat is een document dat onder tijdsdruk uit het geheugen moet worden gereconstrueerd, precies op het moment dat er het minste tijd is om dat zorgvuldig te doen, wat het een slechter moment maakt dan elk ander moment in het jaar voor dat werk.
Een lichte notitiegewoonte in plaats van een complete herschrijving
De oplossing is niet om het cv zelf vaker te openen, maar om een korte lopende notitie los van het cv bij te houden, een eenvoudig document of een notitie-app werkt prima, en daar een regel aan toe te voegen zodra er iets gebeurt dat het waard is om te onthouden: een project afgerond, concrete positieve feedback ontvangen, een nieuwe verantwoordelijkheid op je genomen, een tool of proces geleerd. De notitie dicht bij het moment zelf opschrijven is belangrijker dan hem mooi opschrijven, want een ruwe regel die meteen wordt genoteerd, is later gemakkelijker om te zetten in een gepolijst cv-punt dan een vage herinnering die maanden later onder druk wordt teruggehaald. Deze lopende notitie is niet de cv-update zelf, het is het ruwe materiaal daarvoor, en door de twee gescheiden te houden hoeft het cv zelf maar een paar keer per jaar aandacht te krijgen in plaats van voortdurend.
Wat je noteert en wanneer
Een paar soorten momenten verdienen een regel in de lopende notitie op het moment dat ze gebeuren: het afronden van een project of een duidelijk afgebakende fase daarvan, het op je nemen van een nieuwe tool, proces of verantwoordelijkheidsgebied, het ontvangen van concrete positieve feedback van een leidinggevende of collega, en elke situatie waarin je een beslissing nam of een uitzondering afhandelde die eerder de goedkeuring van iemand anders had vereist. Niets hiervan heeft een titelwijziging of formele aankondiging nodig om mee te tellen; het meeste echte groei binnen een stabiele functie gebeurt precies zo stilletjes. Een ruwe notitie over de omvang, bijvoorbeeld hoeveel mensen of systemen iets nu raakt, is ook de moeite waard om vast te leggen op het moment dat het gebeurt, want omvang is precies het soort detail dat achteraf het lastigst nauwkeurig te reconstrueren is.
Voorbeeld ter illustratie: een driemaandelijkse updateroutine
Voorbeeldroutine: besteed elke drie maanden vijftien minuten aan het doorlezen van wat zich sinds de vorige keer heeft opgestapeld in de lopende notitie, en verwerk de twee of drie belangrijkste punten tot echte cv-punten, waarbij je vervangt wat ze verouderd maken in plaats van alleen onderaan een sectie toe te voegen. Een ruwe notitie als "de leveranciersrelatie overgenomen nadat Priya vertrok" wordt een volwaardig punt dat beschrijft wat die verantwoordelijkheid nu inhoudt; een notitie als "nieuwe rapportagetool, bespaart veel handmatig werk" wordt een specifieke regel over de tool en wat die verving. De overige punten in de lopende notitie die achteraf minder significant blijken, worden deze ronde overgeslagen in plaats van toch in het cv te worden geperst, en de notitie zelf wordt geleegd zodra de nuttige punten zijn verwerkt.
Wat een lopende notitie niet vervangt
Een lopende notitie voorkomt dat een cv te ver van de werkelijkheid afdrijft, maar vervangt niet het af en toe een stap terug doen en het hele document met frisse ogen lezen, want een gewoonte van kleine toevoegingen kan nog steeds een verouderde samenvattingsregel of een achterhaalde vaardighedensectie jarenlang onaangeroerd laten, zelfs terwijl al het andere regelmatig kleine updates krijgt. Hoe schrijf je een cv behandelt de structurele kant van een cv die het waard is om periodiek te herzien naast de gewoonte van de lopende notitie, met name de samenvatting en de algemene volgorde van de secties, die de neiging hebben een eerdere versie van de functie te beschrijven, zelfs in een cv dat verder redelijk actueel is gehouden.
Als het gat al groot is geworden
De hier beschreven lichte gewoonte werkt goed zodra een cv al redelijk actueel is, maar gaat ervan uit dat er nog geen jaren aan niet-vastgelegde veranderingen onder een ongewijzigd document liggen opgestapeld. Een cv dat echt lang niet is aangeraakt, heeft eerst een ander startpunt nodig: een oud cv bijwerken na meerdere jaren in dezelfde functie behandelt die eenmalige inventarisatie, en de hier beschreven gewoonte van de lopende notitie is wat voorkomt dat de volgende update opnieuw hetzelfde soort project wordt.
Houd het actueel
De lopende notitie starten kost maar een paar minuten, en de eerste driemaandelijkse ronde voelt meestal het meest de moeite waard, omdat die in één keer meerdere maanden aan anders vergeten voortgang omzet in een handvol concrete cv-regels. Bewaar het cv zelf in de editor, zodat elke driemaandelijkse ronde een korte bewerkingssessie is in plaats van een document dat weer helemaal opnieuw begint.