Een met de hand opgebouwd cv in een tekstverwerker oogt vaak inconsistent omdat elke kop, elke tussenruimte en elke inspringing van een opsommingsteken handmatig is ingesteld, één voor één, in plaats van gestuurd door één gedeelde stijl, waardoor er telkens kleine verschillen insluipen zodra het document wordt bewerkt; het herbouwen in een template lost dat op door de handmatige opmaak volledig te laten vallen en dezelfde onderliggende inhoud opnieuw in één consistente stijl te zetten.
Waarom een met de hand opgemaakt cv steeds inconsistenter wordt
Een tekstverwerker geeft de schrijver volledige controle over elke kopgrootte, elke ruimte tussen secties en elke inspringing van een opsommingsteken, en juist die controle veroorzaakt na verloop van tijd de afwijkingen. Een cv dat over meerdere sollicitatierondes heen is bewerkt, soms jaren uit elkaar, verzamelt doorgaans kleine inconsistenties: een sectiekop in een iets ander lettertype-formaat dan een andere, een tussenruimte die onder de ene kop een paar punten groter is dan onder de volgende, een opsommingsstijl die halverwege de pagina verandert omdat er een nieuwe sectie van elders is geplakt. Geen van deze verschillen gebeurt met opzet, en geen ervan is zichtbaar voor degene die ze veroorzaakte, want elke bewerking zag er op het moment zelf, los bekeken, correct uit. Als geheel gelezen tellen deze verschillen echter op tot een pagina die subtiel onevenwichtig oogt, ook al klopt er technisch niets aan.
Het onderliggende probleem is dat een tekstverwerker geen concept heeft van "alle koppen zien er zo uit", zoals een template dat wel heeft; elke kop is een eigen object met eigen opmaak, en niets houdt ze automatisch synchroon, tenzij de schrijver elke keer opnieuw handmatig een opgeslagen stijl op elk van hen toepast.
Wat er echt gebeurt als het bestand wordt herbouwd
Het herbouwen van een Word-cv in een template begint met het uitlezen van de platte tekst uit het bestand, niet de opmaak ervan: CVBuilderKit leest de woorden rechtstreeks uit een geüpload .docx-bestand en geeft die tekst door aan een extractiestap die hem indeelt in koptekst, werkervaring, opleiding, vaardigheden en welke andere secties de inhoud verder bevat. De handmatige opmaak van het oorspronkelijke bestand, de specifieke lettergroottes, de tussenruimtes, de exacte inspringing van elk opsommingsteken, gaat helemaal niet door die stap heen; alleen de woorden zelf en hun positie in het document (welke alinea op welke volgde) blijven behouden. Wat de opmaak vervangt, is de eigen, consistente stijl van de gekozen template, gelijkmatig toegepast op elke kop, elke datum en elk opsommingsteken tegelijk, zodat dezelfde soort inhoud altijd op dezelfde manier wordt weergegeven, in plaats van af te hangen van hoe zorgvuldig het de laatste keer dat het bestand werd bewerkt, was opgemaakt.
Dat betekent ook dat de oplossing komt van het overstappen naar een template, niet van het handmatig repareren van de opmaak van het originele Word-bestand. Een met de hand opgemaakt document kop voor kop opschonen loopt tegen hetzelfde probleem aan dat de afwijking om te beginnen veroorzaakte: een handmatige correctie blijft alleen consistent tot de volgende handmatige bewerking.
Wat automatisch meegaat, en wat een handmatige controle vraagt
De overstap van een met de hand opgemaakt document naar een template corrigeert automatisch alles wat door inconsistente handmatige opmaak werd veroorzaakt: kopgroottes komen overeen in elke sectie, de tussenruimte is gelijkmatig over de hele pagina, en inspringingen van opsommingstekens hangen niet meer af van in welk deel van het document ze oorspronkelijk getypt of geplakt waren. Wat er niet automatisch wordt gecorrigeerd, is alles wat afhangt van het correct herkennen van wat een bepaald tekstblok eigenlijk is. Stonden functietitel en periode in het oorspronkelijke document op dezelfde regel zonder duidelijk scheidingsteken, dan moet de extractiestap een inschatting maken van waar het ene veld eindigt en het andere begint, en die inschatting klopt meestal, maar verdient een snelle controle in plaats van als vanzelfsprekend te worden aangenomen. Hetzelfde geldt voor een sectie die in het oorspronkelijke document een ongebruikelijke kop had, iets anders dan een gewone "Werkervaring" of "Opleiding", die af en toe in een andere sectie kan belanden dan bedoeld.
Een tweede zaak die het waard is handmatig te controleren, is de datumopmaak en -consistentie. Een over meerdere jaren opgebouwd, met de hand opgemaakt cv mengt vaak dateringsstijlen, "jan 2020" bij het ene item en "2020-01" bij het andere, omdat niets één conventie afdwong doorheen bewerkingen die op verschillende momenten zijn gedaan. De herbouwde versie zou vlot moeten lezen met overal dezelfde, consistente datumnotatie, en het is de moeite waard dit met een snelle doorloop te bevestigen, want een template corrigeert de visuele opmaak rond een datum, maar niet de onderliggende tekst van de datum zelf als de extractie die exact heeft overgenomen zoals hij geschreven stond.
Voorbeeld ter illustratie: kop en tussenruimte voor en na
Voor, in het oorspronkelijke tekstverwerkerbestand: de kop "Werkervaring" staat in 14pt vet met een brede ruimte erboven, terwijl een latere kop "Opleiding", toegevoegd tijdens een andere bewerksessie, in 13pt vet staat met een merkbaar krappere ruimte erboven, en geen van beide verschillen was door de schrijver bedoeld.
Na, in de herbouwde templateversie: beide koppen worden weergegeven in dezelfde grootte, hetzelfde gewicht en dezelfde tussenruimte, bepaald door de eigen stijl van de template in plaats van door wat er op dat moment was getypt, zodat een lezer die de pagina afscrolt een consistent visueel ritme tussen elke sectie ziet in plaats van twee subtiel verschillende.
De herbouwde versie opbouwen
Upload het bestaande .docx-bestand bij de builder om te beginnen vanuit de geëxtraheerde inhoud in plaats van een lege pagina, en kies daarna een template uit de volledige set templates met een lay-out die past bij hoeveel inhoud het document daadwerkelijk heeft. Zodra de extractie is uitgekristalliseerd, elke sectie doorlezen zoals een lezer dat zou doen, met bijzondere aandacht voor elke regel waar functietitel, datum en werkgever in het oorspronkelijke bestand dicht bij elkaar stonden, en hoe je een cv schrijft behandelt de formuleringskeuzes die het waard zijn om te herzien zodra de opmaak zelf niet langer in de weg staat.